Como manter a atenção, melhorar a produtividade e o bem-estar no trabalho?

Você já se pegou pensando várias coisas de forma involuntária ao mesmo tempo em que trabalha, toma um café, vê TV ou lê um livro? Isso já te prejudicou em algum momento atrasando uma entrega ou te impedindo de dar continuidade em algo? Você sabe por quê isso acontece? Entenda esse fenômeno e saiba como ter atenção, produtividade e bem-estar no trabalho.

Isso acontece porque, a medida que vamos acumulando tarefas e compromissos, nosso cérebro tem a tendência de nos lembrar a todo momento do que precisa ser feito como um sinal, alertando algo que não foi concluído. Por isso, nossa mente a vagar por aí, tira nossa atenção plena do que precisa ser feito naquele momento. 

Estudos de Matthew Killingsworth, psicólogo da Universidade de Harvard, mostram que a mente divaga em média 46,9% do tempo, o que é quase metade das nossas vidas. Isso provoca o sentimento de infelicidade. 

Dessa forma, gastamos muito tempo imaginando estar em outro lugar ou fazendo alguma outra coisa. Assim, essa dispersão da mente torna as pessoas infelizes. Isso ocorre à medida que elas vão tomando consciência de que naquele momento não estão no local ou fazendo o que gostariam. 

Bluma Zeigarnik, foi uma psicóloga e pesquisadora russa, que descobriu o que hoje conhecemos como efeito zeigarnik. Se trata da sensação incômoda que nos perturba quando temos alguma tarefa inacabada. Geralmente, ela vem acompanhada de um sentimento de culpa e infelicidade, diminuindo a atenção, produtividade e aumentando a ansiedade. 

Mas afinal, como podemos então, manter a atenção e melhorar a produtividade e bem-estar no trabalho? A resposta é bem simples: pare de começar e comece a terminar! Abaixo seguem três dicas de como avançar nesse processo para garantir melhor produtividade e bem-estar:

1) Matriz de Eisenhower para definir prioridades e manter atenção, produtividade e bem-estar:

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante” – Dwigth D. Eisenhower 

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples e poderosa para priorizar tarefas e ter mais produtividade e contribui para ter atenção, produtividade e bem-estar. Tudo o que precisa ser feito é avaliar as tarefas de acordo com o grau de urgência e a importância, definindo-os em quatro quadrantes. 

Primeiro quadrante: se coloca o que é urgente e importante (tarefas a serem concluídas com máxima urgência). Elas podem ser solicitações de última hora ou imprevistos. Sendo o famoso “apagar incêndio”, são tarefas que já estão com prazos atrasados. Geralmente são tarefas que precisam ser concluídas imediatamente e no mesmo dia. 

Segundo quadrante: são as tarefas que são importantes, mas não são urgentes (tarefas que podem ser agendadas). São as metas e tarefas que podem ser planejadas à curto, médio e longo prazo, conforme prioridade do projeto ou da pessoa. Assim, são atividades que você pode definir quando irá realizá-las. 

Terceiro quadrante: são as tarefas urgentes e que podem ser dada a outras pessoas. Isso porque, apesar de necessitarem ser concluídas imediatamente, podem ser não ser importantes o suficiente para exigir sua atenção.

Quarto quadrante: são as tarefas que não são urgentes e podem ser canceladas. Isso porque não são prioridades naquele momento, mas que podem tirar a atenção. Nesse sentido, podem contribuir para que a preocupação em conclui-las tire o foco das demais. 

2) Limite seu WIP (Work in Progress) 

Limitar seu trabalho em progresso ou WIP, é determinar quantas tarefas vão ser realizadas dentro daquele intervalo de tempo. Essa implementação, permite que você complete um item de trabalho de maneira mais rápida, focando seu tempo no que está sendo feito no presente. 

A limitação de WIP é uma das propriedades centrais da metodologia de Kanban. Ela permite que você gerencie seu processo de maneira onde há a criação de um bom fluxo de trabalho para prevenir a sobrecarga ou a procrastinação. 

Atualmente, temos diversos aplicativos que nos ajudam a limitar o trabalho em processo. Os mais famosos são a plataforma Trello, Monday e Asana. 

3) Não tenha medo de repetir a rota! 

Primeiramente, é muito comum no meio do processo percebermos que algo não está funcionando tão bem quanto gostaríamos. Dessa forma, rigidez e insistência em algo que não está dando certo, pode impedir o fim das demais tarefas e atrasar todo o processo. Por isso, ao perceber que algo não está dando certo, não se desespere! Isso pois, reformular o que deve ser feito ao longo do dia faz parte do progresso. 

Aplique, teste e tire suas conclusões. Lembre sempre de ter clareza de seus objetivos. Para isso, trace estratégias para alcançar o lugar que deseja chegar e planeje com cuidado cada próximo passo. Não conte com formas milagrosas para resolver problemas ou concluir tarefas. Por último e não menos importante, não tenha medo de falhar. Coloque tudo o que sabe em prática e fuja da sofisticação. Entregue o seu melhor e aperfeiçoe ao longo do caminho, recalculando a rota quantas vezes for necessário.  

Podemos perceber o resultado desses processos no decorrer do dia-a-dia com o aumento do bem-estar. Há esse aumento através da melhora do foco, produtividade e diminuição da ansiedade. Além disso, gera maior sentimento de realização por dar fim no que começou. 

Artigo escrito por Anne Karoline.